Gửi email cho người Nhật Bản, nhất định phải biết điều này: 3 nguyên tắc, các mục cần có, một số mẫu mail,…

Email là hình thức giao tiếp phổ biến ở môi trường làm việc chuyên nghiệp trên toàn cầu, đặc biệt là Nhật Bản. Tuy nhiên, email vẫn gây không ít khó dễ cho người lao động Việt Nam khi phải sử dụng để giao tiếp với nhà tuyển dụng. Cùng truongtien.jp gỡ rối những câu hỏi như “Cách viết email chuyên nghiệp”, “Các nguyên tắc khi sử dụng email với người Nhật”, “Viết 1 email cần những mục gì” “Mẫu email chuyên nghiệp bằng tiếng Nhật”…

Nguyên tắc 1: Hãy gửi hồi đáp ngay khi nhận được mail tuyển dụng.

Ngay sau khi nhận được mail tuyển dụng, bạn phải “gửi hồi đáp ngay lập tức”, có thể là một tin nhắn xác nhận bạn đã nhận được thông báo, hoặc là một mail trình bày nội dung cụ thể hơn.  Nếu bạn không nhanh chóng hồi đáp lại, bạn có thể nhận được ấn tượng tiêu cực. Nhà tuyển dụng có thể sẽ nghĩ “Người này hẳn không kiểm tra email thường xuyên?” Hoặc “Người này làm việc không hiệu quả, chậm chạp lề mề.”

Tuy nhiên, cần cân nhắc thời điểm gửi. Hãy gửi email có đính kèm CV của bạn trong giờ làm việc của công ty. Một số người quản lý tuyển dụng sẽ không thoải mái khi nhận được mail vào lúc nửa đêm, vì đó là thời gian nghỉ ngơi của họ. CV hay sơ yếu lý lịch là một tài liệu tiên quyết trong ứng tuyển, vì vậy bạn nên chuẩn bị trước chúng càng sớm càng tốt. Nếu bạn chưa kịp hoàn thành CV hay cần thời gian để điều chỉnh nó, hãy nhanh chóng trả lời e-mail với ngày cụ thể “Tôi sẽ gửi nó vào lúc ….” và hãy chắc chắn gửi nó trước thời hạn đó.

Nguyên tắc 2: Hãy gửi bằng các biện pháp bảo mật

Bảo vệ thông tin cá nhân của bản thân là một điều hết sức quan trọng, cho chính bản thân bạn. Khi gửi sơ yếu lý lịch của mình cho công ty ứng tuyển mà không có các biện pháp bảo mật, nhà tuyển dụng có thể sẽ nghĩ rằng “Sau này khi vào công ty, người này hẳn cũng sẽ cẩu thả trong việc bảo mật giữ liệu quan trọng”. Một vài cách cơ bản để bảo mật có thể kể đến như sử dụng các tiện ích lưu trữ (Drive, OneDrive,…) và giới hạn người xem theo địa chỉ email.

Nguyên tắc 3: Tiêu đề và nội dung ngắn gọn

Các nhà tuyển dụng được gửi rất nhiều email mỗi ngày, vì vậy sẽ rất bất lợi cho bạn nếu email bạn viết có chủ đề và nội dung khó hiểu. Đối với dòng tiêu đề, hãy mô tả ngắn gọn “tên” và “chủ đề” để khi nhà tuyển dụng nhận được email, họ hiểu ra ngay mục đích của email. Ngoài ra, trong trường hợp là trả lời email của bên kia, không nhất thiết phải thay đổi chủ đề có đính kèm “Re”.

Một email cơ bản cần có các mục sau đây:

Mô tả địa chỉ, lời chào, nội dung, kết thúc và chữ ký.

● Người nhận (宛先)

“Tên công ty, tên bộ phận, tên người phụ trách”
Nếu bạn không biết bộ phận hoặc tên, ghi “nhà tuyển dụng”.

● Lời chào (あいさつ)

「お世話になっております。●●（氏名）です。」

「お世話になっております。」

● Nội dung (内容)

Trong phần nội dung, hãy truyền đạt một cách ngắn gọn và rõ ràng nhất vấn đề, mục đích của email.

Trong email đầu tiền có đính kèm CV, đừng quên đề cập đến việc bạn đã đặt bảo mật cho thông tin cá nhân đính kèm và nêu ra cách mở.

● Kết thúc (締め)

Sử dụng một số câu mang tính chất cảm ơn, niềm nở cũng là một cách tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.

「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」

● Chữ ký (署名)

Chữ ký phải bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email của bạn. Nên trình bày càng chuyên nghiệp càng tốt

Dưới đây là một số email mẫu truongtien.jp sưu tầm được

• Mẫu email trong lần đầu gửi cho nhà tuyển dụng:

【件名】応募書類ご提出の件／履歴書添付（苗字 名前）

【本文】
株式会社◯◯
人事部　▲▲様

お世話になっております。（苗字 名前）です。

履歴書・職務経歴書の送付について、承知しました。
念のため、お送りする方法につきまして、
（●使用するクラウドサービス●）にアップロードして共有する方法で
問題ございませんでしょうか。

もし、ご指定の方法などございましたら、お知らせくださいませ。
お忙しいなか恐縮ですが、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。

———————
苗字　名前
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：myoji_namae@×××××.ne.jp
———————-

• Mẫu email khi nhà tuyển dụng gửi lời mời hợp tác với bạn

【件名】応募書類ご提出の件／履歴書添付（苗字 名前）

【本文】
株式会社◯◯
人事部　▲▲様

お世話になっております。
（苗字 名前）です。

先日ご依頼いただいた履歴書をお送りいたします。
恐れ入りますが、以下よりダウンロードいただけますでしょうか。
ダウンロードURL
※ダウンロード期限は●月●日、ダウンロード回数は●回までとなっております。

お手数をお掛けいたしますが、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。

———————
苗字　名前
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：myoji_namae@×××××.ne.jp
———————-

(Nguồn: Tenshoku)

Nếu các bạn mong muốn tìm hiểu thêm những thông tin và quy trình tuyển dụng vào công ty Nhật thì hãy theo dõi truongtien.jp nhé!